Mitgliederversammlung 2010: Informationen für Vorstandskandidaten

am Samstag, 8. Mai 2010 findet in Berlin die Mitgliederversammlung von Wikimedia Deutschland statt. Die offizielle Einladung wird zwischen dem 23. und 25. März 2010 verschickt. Wie im letzten Jahr existiert auch eine Seite  auf Meta, die nach und nach um weitere Informationen ergänzt wird.

Ein Tagesordnungspunkt der Mitgliederversammlung wird die Wahl des Vorstands sein. Und das ist Grund für diese Informationen für Vorstandskandidaten und alle, die es werden möchten.

Mitarbeit im Vorstand ist eine Möglichkeit, die Entwicklung des Vereins aktiv und direkt mitzugestalten und ich möchte hiermit jeden aufrufen, über diese Art des persönlichen Engagements für Wikimedia Deutschland nachzudenken.

Der Vorstand

Wikimedia Deutschland hat einen ehrenamtlich arbeitenden Vorstand. In direktem Zusammenhang mit dem Vorstandsamt anfallende Kosten (zum Beispiel Reise- und Unterkunftskosten) werden gemäß unserer Reisekostenordnung erstattet. Der Vorstand besteht aus bis zu 10 Mitgliedern, von denen vier (Erste/r Vorsitzende/r, Zweite/r Vorsitzende/r, Schatzmeister/in und Schriftführer/in) dem Vorstand nach §26 BGB angehören. Sie werden namentlich im Vereinsregister eingetragen. Der BGB-Vorstand wird ergänzt von bis zu sechs Beisitzern.

Aufgaben

Mit dem Ausbau der Geschäftsstelle und der Entwicklung des Kompass 2020 [2] unterliegen die Aufgaben des Vorstands einer noch immer andauernden Änderung. In den ersten Jahren des Vereins war es vor allem der Vorstand, der einzelne Initiativen und Maßnahmen entwickelte und auch selbst umsetzte. Mit der Professionalisierung, beginnend mit der Beschäftigung des ersten hauptamtlichem Geschäftsführers 2006, und der Übertragung von Zuständigkeiten auf die Geschäftsstelle wandelte sich das Aufgabenspektrum  des Vorstands von einer eher operativen zu einer strategischen Ausrichtung. Im nächsten Jahr wird die Entwicklung mittelfristiger strategischer Pläne  einen wesentlichen Teil der Tätigkeiten ausmachen. Die eher abstrakt  gehaltenen Ziele des Kompass 2020 haben mit dem Haushaltsplan für 2010 in konkreten Plänen für das laufende Jahr ihren Niederschlag gefunden.

Um nun auch für die kommenden Jahre entsprechende Pläne aufstellen zu können, ist es unabdingbar, mit einer mittelfristigen Planung eine  Verbindung zwischen den konkreten Maßnahmen und den strategischen Zielen zu entwickeln, die sowohl Realisierung als auch Ressourceneinsatz und damit die Verwendung der Spendengelder mehrjährig planbar macht.

Zu den Aufgaben des Vorstands zählen außerdem

• die Festlegung des jährlichen Haushaltsplans
• die Bestellung und Kontrolle des Geschäftsführers
• die Aufsicht über die laufenden Aktivitäten des Vereins

Darüber hinaus sollten durch die Mitglieder des Vorstands die im Kompass 2020 festgelegten Ressorts besetzt werden. Sinn der Ressorts ist die eigenständige Arbeit innerhalb von Themenbereichen, die zu den besonderen Qualifikationen und Erfahrungen der Vorstandsmitglieder passen. Jedes Vorstandsmitglied kann mehrere Ressorts besetzen, ausschlaggebend sollten hierbei Erfahrungen und Kenntnisse im jeweiligen Bereich sein. Jedes Ressort wird im Idealfall durch einen oder mehrere Mitglieder des Vorstands vertreten. Es gibt Kern- und Infrastrukturressorts, die sich darin unterscheiden, ob ihr Themenbereich direkt zum Satzungszweck des Vereins gehört oder diese unterstützt.

Kernressorts:

• Freiwilligenförderung
• Lobbying
• Public Relations
• Qualität
• Usability/Technik

Infrastrukturressorts:

• Betriebsmittel
• Finanzen
• Fundraising
• Organisationsentwicklung
• Personal
• Vereinskommunikation
• Wikimedia International

Den Mitgliedern des BGB-Vorstands kommen weitere spezifische Aufgaben zu:

Erste/r Vorsitzende/r

• Vorbereitung der Sitzungen
• Fortführung des strategischen Planungsprozessen
• Dienstaufsicht über den Geschäftsführer
• Vertretung des Vereins in der Öffentlichkeit

Zweite/r Vorsitzende/r

• Unterstützung des/der Ersten Vorsitzenden
• Vertretung des/der Ersten Vorsitzenden bei Verhinderung
• Vertretung des Vereins gegenüber Chapters und Wikimedia Foundation

Schatzmeister/in

• Kontrolle der Einhaltung des Haushaltsplans
• Beratung der Geschäftsführung bei Finanzfragen
• Teilnahme an der Kassenprüfung

Schriftführer/in

• Protokollierung von Sitzungen und Telefonkonferenzen
• Pflege des internen Wiki

Zeitaufwand

Natürlich ist die aktive Mitarbeit im Vorstand nur möglich, wenn auch Zeit dafür aufgebracht werden kann. Beeinflusst wird der Aufwand durch die regelmäßigen Telefonkonferenzen, Vorstandssitzungen und Diskussionen im Wiki und auf Mailinglisten. Im einzelnen sind dies:

• Telefonkonferenzen zweiwöchentlich, zwischen einer und zwei Stunden
• Vorstandsklausuren zwei- bis dreimal, Freitags abends bis Sonntags
• nachmittags, Tagungsort in Abstimmung unter den Vorstandsmitgliedern wechselnd
• möglicherweise weitere Treffen bei besonderen Ereignissen/Themen
• interne geschlossene Mailingliste
• internes geschlossenes Wiki
• internationale Mailinglisten der Wikimedia Chapter

Wieviel Zeit tatsächlich für die Mitarbeit aufgebracht werden muss, hängt natürlich vom persönlichen Engagement und auch von den besetzten Ressorts ab. Im Durchschnitt liegt der Zeitaufwand beim jetzigen Vorstand bei etwa 4-6 Stunden pro Woche, bei den beiden Vorsitzenden kann das deutlich mehr sein. Jedes Engagement in einzelnen Themen führt ebenfalls zu einem Anstieg des Zeitaufwands.

Prozedere und Zeitplan

Wer für ein Vorstandsamt kandidieren möchte, füllt bitte das PDF-Formular aus und schickt es per Fax oder Post an die Geschäftsstelle (Adressen stehen im Formular selbst). Darüberhinaus kann eine kurze Vorstellung – gerne mit Foto – an mv2010@wikimedia.de geschickt werden. Die Vorstellung lässt Platz für eine Erläuterung der persönlichen Motivation und auch für Aussagen zu den Ressorts, die der Kandidat oder die Kandidatin gerne mitverantwortlich übernehmen möchte. Gerade die Besetzung der Kernressorts ist wichtig für die zukünftige strategische Ausrichtung des Vereins.

Die Selbstvorstellung kann folgende Fragen aufgreifen:

• Welche Ideen hast Du, die Du gern im Vorstand umsetzen würdest?
• Was befähigt Dich für den Vorstand? Welche besonderen Kenntnisse, Kompetenzen und Erfahrungen kannst Du einbringen?
• Was möchtest Du besser machen als der bisherige Vorstand?
• Warum bist gerade Du genau die oder der Richtige für dieses Amt?

Einsendeschluss hierfür ist der 8. April 2010. Die Vorstellungen werden gemeinsam online zur Verfügung gestellt und ab dem 20. April allen Briefwählern als Teil der Briefwahlunterlagen zugeschickt

Fragen

Falls noch offene Punkte unbeantwortet blieben, scheut euch bitte nicht, einfach nachzufragen. Ich bin gerne bereit, weitere Auskünfte zu geben, soweit mir das möglich ist.

Mit vielen Grüßen und der Hoffnung auf viele Interessenten

Alice