Bericht zur Vorstandssitzung am 29. Juni

Der neugewählte Vorstand hat sich am 29. Juni um 13 Uhr in Berlin getroffen, um einige anstehende Punkte zu besprechen. Anwesend waren Kurt, André, Alice, Juliana und ich. Hier ein kurzer Bericht zum Ablauf:

Rückblick auf die Mitgliederversammlung

Die Auswertung der Feedbackbögen zeigt einige Punkte auf, die verbessert werden können. Unter anderem wurde angemerkt, dass die Ankündigung der Versammlung und Workshops über unterschiedliche Informationswege verbreitet werden sollte. Möglicherweise können einige der namentlich bekannten Rückmelder angeregt werden, sich aktiv an der nächsten Vorbereitung zu beteiligen. Der Community-Tag ist eine gute Möglichkeit, auch Nicht-Mitglieder zu beteiligen und könnte zu einer Art Mini-Wikimania ausgebaut werden. Vielen Dank nochmal an Arne für die Moderation der eigentlichen Versammlung, die einen zügigen Ablauf ermöglichte.

Schwerpunkte für 2008/09

Wir haben uns auf vier Schwerpunkte verständigt, die wir bis zur nächsten Mitgliederversammlung angehen möchten. Dazu gehören die verstärkte Unterstützung der Wikimedia-Projekte, Ausbau/Verbesserung der technischen Infrastruktur, eine proaktive Öffentlichkeitsarbeit und ein professionelleres Fundraising. Im Einzelnen haben wir uns auf folgende Maßnahmen geeinigt:

• Das letztes Jahr begonnene Programm für Literaturstipendien wird weitergeführt und möglichst ausgebaut. Denis Barthel trägt dafür weiter die Verantwortung.
• Die in der Mitgliederversammlung vorgeschlagene Förderung von Schreibschulungen/Autorenworkshops wird verfolgt. Ich denke, hier wird es spätestens Ende August etwas konkretes geben. Wer Interesse hat, hier mitzuwirken, kann sich gern bei mir melden. Freiwillige Helfer sind immer willkommen.
• Wir werden wieder eine größere fünfstellige Summe in den Ausbau des Squid-Server-Clusters in Amsterdam investieren. Zusätzlich möchten wir einen Entwickler einstellen, der sich primär mit der gezielten Weiterentwicklung von Mediawiki beschäftigen wird. Zur Besetzung wird es wahrscheinlich Ende des Monats Neuigkeiten geben.
• Wir haben den Auftrag gegeben, zwei Infoclips zu produzieren, die als Einführung in die Wikipedia verwendet werden können. Frank Schulenburg übernimmt hier die Verantwortung.
• Die Einstellung eines professionellen Fundraisers wird dem neuen Geschäftsführer aufgegeben und damit auf das nächste Jahr verschoben. Kurzfristig soll Spendern die Möglichkeit gegeben werden, automatisch monatlich, quartalsweise oder jährlich zu spenden. Die Zielvorgabe für die Gesamtspendeneinnahmen dieses Jahr liegt bei 400.000 Euro (knapp 50% mehr als letztes Jahr). Details dazu, wie wir das Ziel erreichen werden, gibt es im August. Wer sich für Fundraising interessiert, kann sich bei mir melden. Wir suchen noch Freiwillige, die sich aktiv an der Vorbereitung der diesjährigen Spendenkampagne beteiligen möchten.

Geschäftsführung

Wir haben die Aufgabenverteilung zwischen Vorstand und Geschäftsführung weiter konkretisiert. Zu den Aufgaben der Geschäftsführung gehören die laufende Finanzbuchhaltung, die Mitgliederverwaltung, die Ausarbeitung des Haushaltsplans, das Projektmanagement, die Personalentwicklung, das Spendenmanagement, die Freiwilligenförderung, die Öffentlichkeitsarbeit und (zusammen mit dem Vorstand) die Repräsentation nach außen. Der Vorstand ist verantwortlich für die Verabschiedung der Haushaltspläne, die Festlegung der Spendenziele, die Bestellung der und Aufsicht über die Geschäftsführung und die Repräsentation des Vereins nach außen.

Wie ihr schon auf der Mitgliederversammlung gehört habt, werde ich ab Oktober vorübergehend die Geschäfte des Vereins führen. Der Vorstand hat mir dafür unter anderem drei konkrete Aufgaben erteilt:

• Erreichen des vorgegebenen Spendenziels
• Suche eines neues Geschäftsführers mit Arbeitsbeginn zum 1. Januar 2009
• Ausarbeitung einer Vereinsrichtlinie zu Interessenkonflikten (in Anlehnung an die der Foundation)

Über den Fortschritt bei diesen Punkten werde ich euch regelmäßig auf dem Laufenden halten.

Personalentwicklung

Nachdem die Diskussion zur Geschäftsführung beendet war, haben wir uns mit der weiteren Personalentwicklung beschäftigt und uns darauf verständigt, die Geschäftsstelle personell auszubauen. Konkret sieht das so aus:

• Wir stellen einen ”Community Assistant” an, der uns bei der Freiwilligenförderung helfen soll und Benutzern in den Projekten als Ansprechpartner und Unterstützer für eigene Initiativen (insbesondere Veranstaltungen) bereitsteht. Wir würden uns hier sehr über Bewerbungen aus der Community freuen.
• Wie schon gesagt, werden wir einen Entwickler einstellen, der im Auftrag des Vereins Mediawiki den tatsächlichen Bedürfnissen in den Projekten entsprechend weiterentwickelt.
• Zur Professionalisierung unserer Öffentlichkeitsarbeit möchten wir im Herbst einen Pressesprecher einstellen. Die Idee ist, jemanden zu haben, der proaktiv über die Projekte und den Verein informieren kann und zum Beispiel auch die jährliche Spendenkampagne begleitet.
• Anfang nächsten Jahres soll der neue Geschäftsführer bzw. die neue Geschäftsführerin ihre Arbeit beginnen. Die Vorbereitungen für die Ausschreibung laufen auf Hochtouren, sodass wir ab Mitte August ein konkretes Stellenprofil veröffentlichen können. Für die Suche wurde eine Personalfindungskommission ernannt, die aus Kurt, André, Erik Möller, Jenny Grabe und mir besteht.

Komplette Beschreibungen für diese Stellen findet ihr demnächst auf http://www.wikimedia.de/jobs/. Ich möchte insbesondere Community-Mitglieder anregen euch zu bewerben, wenn es eine Stelle gibt, die euer Interesse weckt.

Schulprojekt

Das Schulprojekt wird neu aufgelegt. Der Vorstand hat hierfür 15.000 Euro bereitgestellt und zum 1. Juli Uta Hansen eingestellt, die sich um die Projektkonzipierung und -leitung kümmern soll. Sie wird sich bald hier vorstellen. Ziel ist es, innerhalb der nächsten Monate mindestens zwei Veranstaltungen durchzuführen.

Sonstiges

• Im Bereich Merchandising kümmert sich Julica um die Erweiterung der verfügbaren Materialien, wie sie inbesondere bei Veranstaltungen von Nutzen sind.
• André holt ein Angebot für die Neugestaltung von www.wikimedia.de ein, die in den nächsten Wochen stattfinden soll.
• Nach Anregung von André sollen Arbeitsabläufe innerhalb der Geschäftsstelle standardisiert und dokumentiert werden. Wir finden das alle gut.

Pünktlich um 20 Uhr waren wir fertig (schließlich gab es ja noch ein Fußballspiel) und fanden, dass wir alle ziemlich viel geschafft haben. Ich blicke dem nächsten Jahr sehr positiv entgegen und bin überzeugt davon, dass wir viel erreichen werden.

Die nächste Vorstandssitzung findet am ersten Augustwochenende in Göttingen statt. Dort wollen wir unter anderem einige der gesetzten Schwerpunkte vertiefen und einen Nachtragshaushalt für 2008 beschließen. Spannend: Alle Vorstandsmitglieder haben für den Termin zugesagt, womit sich die Vorstandsverkleinerung vielleicht schon so schnell als positiv herausgestellt hat.

Wenn ihr Fragen zu dem Bericht habt, könnt ihr mir gern schreiben oder unten eure Kommentare lassen. Ich hoffe, dass wir euch zukünftig regelmäßig über Vorstandsaktivitäten informieren können. Wenn ihr bei dem einen oder anderen Thema Interesse habt, euch als Freiwillige einzubringen, schreibt mir bitte auch. Wir sind nichts ohne euch.