Am Wochenende des 28./29. Januar trafen sich die Mitarbeiter der Wikimedia-Geschäftsstelle zu einem gemeinsamen Workshop. Ort der Veranstaltung war das Berliner Bildungs- und Begegnungszentrum Clara Sahlberg. Auf dem Programm stand die Jahresplanung unserer Arbeit. Erstmals haben wir uns nicht direkt der Besprechung einzelner Maßnahmen und Programme gewidmet. Stattdessen befassten wir uns bewusst und intensiv mit den von der Mitgliederversammlung beschlossenen Zielen des Wirtschaftsplans 2012. Was müssen wir schaffen, um sie zu erfüllen? Welche An- und Herausforderungen beinhalten sie genau? Wie organisieren wir uns am effektivsten?
Demnächst veröffentlichen wir, was wir konkret zu jedem einzelnen Ziel vorbereitet haben und nun ausarbeiten. Damit beginnen wir gleichzeitig eine regelmäßige Berichterstattung, über die im Folgenden noch mehr zu lesen ist. Hier zunächst also ein allgemeiner Rückblick auf das Wochenende und unseren Arbeitsansatz für das Jahr 2012.

Grundlagen: Zieldenken

Zum ersten Mal in der Vereinsgeschichte orientiert sich die Geschäftsstellenarbeit des ganzen Jahres an vorab gesteckten Einzelzielen. In den Jahren zuvor gab es das nicht. Zur Orientierung dienten stattdessen der Kompass 2020 sowie die Erfahrung mit erfolgreichen oder weniger erfolgreichen Maßnahmen des Vorjahres. Mit der Zielsetzung für 2012 gehen wir einen Schritt weiter, hin zu besserer Planbarkeit. Alles, was wir tun, muss für die Erfüllung mindestens eines der sieben Ziele relevant sein. Einzelne Aktivitäten wie der Zedler-Preis, die nächste WikiCon, das Projekt WikiData, Literaturstipendien, Pressemaßnahmen oder „Wikipedia macht Schule“ sind wichtige Beiträge zur Förderung Freien Wissens. Sie stehen stellvertretend für alle Aktivitäten des Vereins. Wie aber lässt sich messen, wie beispielsweise der Zedler-Preis zum Ziel der verbesserten Weiternutzung oder zu verbesserter Freiwilligenförderung beiträgt? Und wie macht man das für die Vielzahl der anderen Projektideen? Der gedankliche Abstand zwischen Einzelmaßnahmen und den abstrakten Zielen ist zu groß. Besser lässt sich Zielführung überprüfen, wenn genau definiert ist, welche gemeinsamen Anforderungen alle einzelnen Aktivitäten erfüllen müssen. Um das zu klären, haben wir im Rahmen des Treffens Hauptaufgaben gebündelt und Meilensteine für 2012 bestimmt.

Hauptaufgaben und Meilensteine

Ein gutes Beispiel ist das Ziel, im Jahr 2012 doppelt so viele Freiwillige bedarfsgerecht zu unterstützen wie im letzten Jahr. Unter bestehende Maßnahme fallen hier unter anderem das Community-Projektbudget, das Literaturstipendium, Akkreditierungen, OTRS-Workshops und vieles mehr. In diesem Jahr können auch weitere, neue Maßnahmen gestartet werden. Alle diese Aktivitäten haben jedoch gemeinsam, dass sie Förderprogramme sind, für die bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden müssen, die Konzeption, Umsetzung und Auswertung verlangen. In unserem Workshop haben wir für jedes einzelne Vereinsziel Hauptaufgaben und Meilensteine entwickelt, mit denen genau das getan werden kann. Darin sind gebündelte Arbeitsaufträge enthalten, wichtige Termine und aufeinander aufbauende Planungsschritte. Damit diese Möglichkeiten der Zielüberprüfung auch angewendet werden, haben wir außerdem für jedes Ziel ein betreuendes Team aus zwei Mitarbeitern gebildet, das für die Jahresbegleitung verantwortlich ist.

Zielverantwortliche und Berichtverantwortliche

Nach wie vor ist uns sehr wichtig, dass unser Team in flachen Hierarchien gemeinsam an den Aufgaben des Vereins arbeitet. Damit das so bleibt, lassen wir die einzelnen Mitarbeiter weiter das tun, was sie am besten können: an einzelnen Maßnahmen arbeiten und sich kreativ austauschen. Es muss allerdings jemanden geben, der alle Maßnahmen eines Zieles koordiniert, den Überblick behält und sich beratend mit den einzelnen Beteiligten austauscht. Darum haben wir für die sieben Ziele sieben “Zielverantwortliche” unter den Mitarbeitern bestimmt. Sie sind diejenigen, die auf den roten Faden bei der Arbeit an den Zielen 2012 achten. Gleichzeitig haben sie wie alle anderen Projektmanager auch ihre eigene Jahresplanung. Die Aufgabe der Zielverantwortlichen soll sie nicht von ihren übrigen Aufgaben abhalten. Unterstützt wird deshalb jeder von ihnen durch einen “Berichtverantwortlichen”, der alle Berichte verfasst und sozusagen Protokoll über die Entwicklungen führt. Auch die Berichtenden werden sich weiter vor allem ihren eigentlichen Aufgaben widmen. Mit der Arbeitsteilung dieser “Doppelspitzen” stellen wir sicher, dass möglichst effizient darauf hingearbeitet wird, unsere Ziele zu erreichen. Welcher Mitarbeiter ziel- oder berichtsverantwortlich ist, erfahrt ihr in kommenden Berichten zu den einzelnen Zielen. Mindestens ein Mal pro Quartal werden diese Berichte veröffentlicht. Sie dienen damit gleichzeitig der Information über unsere Arbeit und der Selbstüberprüfung.

Und wie war’s nun?

Wenn die kurzen Ausführungen über unsere Planungen den Eindruck erwecken, dass viel über die Materie gesprochen, diskutiert und abgewogen wurde, …dann stimmt das! Neben vielen Vorschlägen, Kritik und Beobachtungen ist vor allem viel Leidenschaft für die Projekte des Vereins in das Wochenende eingebracht worden. Wir freuen uns auf die nächsten Schritte. Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung!