Erste Vorstandklausur des 8. Vorstandes

Der Vorstand inmitten kopulierender Feuerwanzen

Am vergangenen Wochenende traf sich der neue Vorstand zu seiner ersten Klausursitzung im Dämeritzseehotel am Rande Berlins. Leider konnte Pavel Richter wegen eines sehr erfreulichen Ereignisses nicht auf der Sitzung teilnehmen. Auch auf diesem Wege ein Glückwunsch an Pavel und seine Familie.

Immerhin die Hälfte des Vorstandes kam nach der letzten Wahl hinzu. Somit wussten nicht nur die “Neuen” nicht, was auf sie zukommt, sondern auch die “Erfahrenen” mussten sich auf die neuen Kollegen einstellen. Deshalb hatte man in der ersten Phase der Sitzung einen professionellen Coach hinzugezogen. Schnell merkten wir, dass das Kennenlernen problemlos vonstatten ging und dass wir begierig auf die inhaltlichen Themen waren.

Inhaltliche Arbeit

Wir starteten dann auch gleich in die Vollen und nahmen uns den Kompass 2020 vor. Es wurde deutlich, dass dieser nach nun knapp zwei Jahren einer Überarbeitung bedarf. Die Realität kommt schließlich immer anders als man denkt. Die Ziele sollen in den kommenden Monaten gemeinsam mit den Mitgliedern fortgeschrieben, überarbeitet und der Entwicklung angepasst werden. Das Gerüst, dass der Kompass vorgibt, soll der Geschäftsstelle helfen, sich zu orientieren.

Auch das zweite Thema war kein leichter Brocken. Das auf der Mitgliederversammlung beschlossene Community-Projektbudget muss unmittelbar umgesetzt werden. Olaf Kosinsky hat einen sehr ambitionierten Zeitplan für das Community-Projektbudget aufgestellt. Es sind laut Beschluss der Mitgliederversammlung einige Punkte abzuarbeiten bis das neue Gremium arbeitsfähig ist. Die Diskussion und Anpassungen über das Vorgehen und den Zeitplan wurden rasch und konzentriert abgearbeitet.

Schließlich kamen wir zu organisatorischen und somit etwas trockeneren Themen. Der Vorstand musste über den ersten Jahresabschluss der Fördergesellschaft beschließen. Da die Fördergesellschaft erst in 2010 gegründet wurde, war die vorliegende Bilanz noch nicht so umfangreich. Aber Fragen und Klärungsbedarf gibt es bei solchen Themen immer, denn nicht jeder kann Bilanzen lesen.

Alle Beschlüsse, die über die obigen drei Punkte gefasst werden mussten, fanden im Vorstand ungeteilte Zustimmung.

Die endgültige Festlegung der Ressortverteilung stand auch noch aus. Hier die Übersicht, welche Vorstände in den Ressorts verantwortlich arbeiten werden (kursiv die Hauptverantwortlichen für die Ressorts):

• Freiwilligenförderung: Sebastian Wallroth, Achim Raschka, Sebastian Moleski
• Lobbying: Alice Wiegand, Robert Radke
• Public Relations: Attila Albert, Michail Jungierek
• Qualität: Achim Raschka, Ralf Liebau
• Usability & Technik: Robert Radke, Alice Wiegand
• Betriebsmittel: Sebastian Moleski, Delphine Ménard
• Finanzen: Olaf Kosinsky, Ralf Liebau
• Fundraising: Delphine Ménard, Olaf Kosinsky, Robert Radke
• Organisationsentwicklung: Michail Jungierek, Sebastian Wallroth
• Personal: Ralf Liebau, Olaf Kosinsky, Sebastian Moleski
• Vereinskommunikation: Attila Albert, Sebastian Wallroth
• Wikimedia International: Alice Wiegand, Delphine Ménard, Sebastian Moleski

Am Sonntag wurden dann die kommenden Termine bis zur nächsten Mitgliederversammlung im November 2011 abgestimmt. Klar ist bei allen Planungen, dass diese Vorstandsperiode nur sehr kurz ist. Bereits am 19. November erfolgt der Übergang zur neuen Struktur. So stehen dem VIII. Vorstand bis dahin nur noch sieben Monate zur Verfügung. Es wurde beschlossen, die starke Fokussierung auf Berlin aufzubrechen und die Mitgliederversammlung auch an anderen Orten durchzuführen. Vorzugsweise sind das Orte, die gut erreicht werden können. So wird die Mitgliederversammlung im November aller Voraussicht nach in Hannover stattfinden.

Zur Einhaltung des straffen Terminplans und für einen möglichst reibungslosen Ablauf wurde eine (noch namenlose) Arbeitsgruppe gegründet, die inhaltlich den Wandel vorbereiten und begleiten wird.

Ein am Sonntag intensiv besprochener Punkt war die Personalplanung und -struktur des Vereins in den kommenden zwei Jahren. Hier hat die Geschäftsstelle noch viel Arbeit vor sich, um die wachsenden Ansprüche des Vereines abzudecken. Wachstum geht immer auch mit Veränderungen einher und ein so schnelles Wachstum ist eine Herausforderung, der wir uns gerne stellen.

Am Rande

Die Organisation und Vorbereitung der Klausursitzung war klasse. Das Hotel hat uns prima versorgt. Die Rahmenbedingungen waren perfekt, um gute Ergebnisse zu erzielen. Wie eigentlich immer bei Veranstaltungen des WMDE sind vorhandene WLAN-Strukturen nicht in der Lage, gestellte Anforderungen zu erfüllen (“Oh-Weh-LAN”)).

Die Klausur wird als “Grüne-Suppen”-Klausur in die Geschichte eingehen. Wo auch immer wir aßen (am Samstag Abend waren wir in Erkner City), es gab eine grüne Suppe. Am Samstag Abend wurde dann auch in entspannter Atmosphäre weiter über kommende Projekte und kommende Aufgaben philosophiert. Was zu vorgerückter Stunde auch immer leichter fiel.

Es war ein Klausur, bei der sich alle eingebracht haben und konstruktiv, rasch und ergebnisorientiert die anstehenden Themen abgearbeitet und weitere Schritte vorbereitet haben. Die Themen waren gut vorbereitet und alle Vorstandsmitglieder hatten sich bereits im Vorfeld informiert. So konnten unterschiedliche Sichtweisen klar dargestellt und der Abstimmungsprozess in der Runde auf ein zeitliches Minimum gedrückt werden.

Wir hatten neben all der Arbeit auch viel Spass. Die Klausur hatte alle angeregt, sich in die kommenden arbeitsreichen sieben Monate zu stürzen und trotz der kurzen Zeit alle gestellten Aufgaben bis zur Mitgliederversammlung zu erschlagen.