Panne beim Versand der Zuwendungsbescheinigungen
WMDE allgemein
7. März 2011
Ende letzter Woche sollten die Zuwendungsbescheinigungen an alle Spender, die uns in 2010 mehr als 25 Euro gespendet haben, verschickt werden. Hiermit haben wir einen Dienstleister beauftragt. Um dem Datenschutz gerecht zu werden, haben wir keine Spenderdaten an den Versanddienst geschickt, sondern die fertigen PDFs zum Ausdruck und Versand übermittelt. Leider ist dem Dienstleister im Druckprozess ein Fehler unterlaufen: Alle Briefe erhielten zwar das korrekte Anschreiben, auf dem rückseitigen Zuwendungsbescheid wurde jedoch immer der gleiche Name und der gleiche Spendenbetrag gedruckt. Der Fehler lag eindeutig beim Dienstleister; dieser hat den Fehler auch umgehend eingeräumt.
Dennoch ist es für uns eine höchst unangenehme Situation und wir möchten uns bei allen Betroffenen auch auf diesem Weg nochmals ausdrücklich entschuldigen. Nachdem der Fehler am Samstag bemerkt und umgehend ein neuer Versand vorbereitet wurde, werden heute die korrekten Zuwendungsbestätigungen verschickt. Der Versand wird zusammen mit einem erklärenden Brief und einer Entschuldigung an unsere Spender gehen. Die Kosten für den zusätzlichen Versand übernimmt der Versanddienst, der auch seine Prozesse dahingehend überprüft, dass ein solcher schwerer Fehler in Zukunft nicht noch einmal passieren kann.
In der Geschäftsstelle von Wikimedia Deutschland standen Mitarbeiter bereits am Wochenende für telefonische Rückfragen zur Verfügung. Es wurden keine personenbezogenen Daten von Spendern an andere weitergegeben und die versendeten Zuwendungsbescheide können auch nicht beim Finanzamt eingereicht werden, da sie ungültig sind.
Auch wenn wir davon ausgehen, dass bis spätestens Mittwoch dieser Woche alle Zuwendungsbescheide entsprechend zugestellt sind, stehen wir für weitere Rückfragen jederzeit gern zur Verfügung.
Ohne den zweiten Brief mit der Erklärung der Panne hätte ich effektiv *gar keine* Spendenbescheinigung erhalten. Erklärung: Im Gegensatz zu vielen anderen heutzutage verwendet Ihr zweiseitiges Papier. Nach dem Öffnen hatte ich zwei Blätter in der Hand, einen Aufnahmeantrag und einen Brief “Sehr geehrter … ruht auf den Schultern von Tausenden … bedanken … Blablabla” Mehr konnte ich mit einem Blick nicht erfassen, also legte ich den Antrag zur Seite und das Dank- und Anschreiben flog ohne weiteres Umdrehen so ins Altpapier.
Da es ohnehin drei Seiten auf zwei Blättern waren: Könntet Ihr in Zukunft den Beleg fürs Amt auf ein eigenes Blatt und eventuelle interne Formulare auf die Rückseite des Anschreibens packen? Auch auf Papier gibt es Spam, sogar schon länger als im Netz, und kaum jemand nimmt sich die Zeit, alles, was täglich so reinkommt, gründlich und ganz zu lesen.
Nach erster Recherche ist der erhaltene Name NICHT fiktiv!
Auch wenn diese Person kontaktiert wurde, ist es äußerst bedenklich, wenn so etwas passiert.
Nun wäre interessant, ob alle diesen Namen erhalten haben, oder es doch mehr Fehler gibt.
Zum Vergleich nenne ich hier mal Einzelheiten des genannten Spenders ohne ihn zu nennen:
Vorname und Nachname haben zusammen 12 Buchstaben, verteilt auf 6 Vokale und 6 Konsonanten.
@Grützner: Ich zitiere mal aus dem Ursprungsbeitrag von Pavel:
. Damit dürfte doch klar sein, dass eben alle diesen Namen erhalten haben?
@Jürgen es wurden zwei unterschiedliche Formen von Zuwendungsbestätigungen verschickt. Die erste Form der Zuwendungsbestätigung ist die für Einzelspenden, worunter 99 % aller Spender fallen. Alle diese Zuwendungsbestätigungen wurden auf den Namen dieses einen *Spenders* ausgestellt. Die andere Form ist die sogenannte Sammelzuwendungsbestätigung. Wir haben mittlerweile festgestellt, dass diese wenigen Spender eine Zuwendungsbescheinigung erhalten haben, die auf den Namen *eines* anderen Spenders ausgestellt wurde. Dieser Fehler lässt sich dadurch erklären, dass der Dienstleister insgesamt zwei Druckdateien erstellt hat; eine für Einzel-, die andere für Sammelzuwendungsbestätigungen. Deshalb können wir auch sicher sein, dass nur diese beiden Spender betroffen waren. Selbstverständlich wurden beide Spender bereits von uns informiert. Und am Montag erfolgte schließlich der erneute Versand aller Zuwendungsbestätigungen für 2010.
Somit müssten mittlerweile bei fast allen Spender ihre korrekt ausgestellte Zuwendungsbestätigung eingetroffen sein. Die positive Resonanz, die uns erreicht, bestätigt die korrekte Zustellung. Falls weiterhin Fragen bestehen, stehe ich gerne zur Verfügung.
@Grützner aus Ihrem Kommentar kann ich nicht genau herauslesen, wo der Fehler sein soll – ob nun Ihre Adresse fehlerhaft ist oder ob zwei Mal die Zuwendungsbestätigung auf den falschen Namen ausgestellt wurde.
Daher würde ich Sie bitten, mir eine Email zu schreiben.
@DaB
Geschätzte 40.000 Spendenbescheinigungen per Hand einzutüten (Druck, Falzen, Kuvertieren, Versand) ist also ein Aufgabe für die anderweitig spezialisierten MA von WMDE? Zum Glück hat WMDE damit einen Dienstleister beauftragt, aber WMDE nimmt nächstes Jahr bestimmt gerne Deine persönliche Hilfe in Anspruch.
Geschätzte 10 sec pro Brief x 40.000 = 400.000 sec = 111 Stunden lang Eintüten! Viel Spaß!
@Sebastian
Ich würde mal vermuten, diese Person wurde kontaktiert und informiert.
“Interessant” ist, dass der Dienstleister in seiner Kernkompetenz so kolossal versagt hat.
“Und dies ist bei so einer Massenabfertigung sicher kein Einzelfall!”
Nee, natürlich nicht. Darum geht’s ja gerade – dies ist bei allen Empfängern so passiert. Und bei allen steht derselbe falsche Name auf dem zuerst verschickten Brief. Wenn dies nicht ein fiktiver Name ist, dann ist allerdings die Behauptung: “es wurden keine personenbezogenen Daten von Spendern an andere weitergegeben” strenggenommen nicht richtig, denn die Daten *dieser* Person wurden dann an halb Deutschland weitergegeben …
Hallo zusammen,
ich war gerade dabei eine Mail an WIKIMEDIA zu schreiben, weil genau das Beschriebene auch uns passiert ist. Allerdings kann ich nicht zustimmen, dass personenbezogene Daten nicht an andere gegangen sind, denn wir haben zwei Spendenbescheinigungen erhalten, beide haben die gleiche unvollständige Adresse auf der Vorderseite, jedoch steht auf der einen Rückseite die Adresse einer wildfremden Menschen und sein Spendebetrag.
Und dies ist bei so einer Massenabfertigung sicher kein Einzelfall!
Datenschutz ade, auch bei wikimedia???
@Till: Mir war schon klar, dass das per Post versendet wird (die wenigstens Finanzbeamter dürften überhaupt eMail haben ;-) ). Ich wunderte mich nur, dass das Ausdrucken, Falten, Eintüten, Portoaufkleben und zur-Post-bringen nach Extern gegeben wurde. Mittlerweile ist es mir aber klar – trotzdem danke für die Rückmeldung.
Der Versand der Zuwendungsbestätigungen erfolgte auf dem Postweg. Für die Abwicklung (Druck, Falzen, Kuvertieren, Versand) wurde deshalb ein externer Dienstleister miteinbezogen.
Auch wenn ich mich frage, warum so was nach extern vergeben wird (mit Erstellen der PDFs war die meiste Arbeit ja schon erledigt): Fehler passieren und es war ja auch nicht eure Schuld – trotzdem danke für die Information hier.