Q2009/4: Der Vorstand – das unbekannte Wesen

„Was macht denn eigentlich der Vorstand?“ ist eine Frage, die ich in persönlichen Gesprächen höre und die auch immer mal wieder in Kommentaren und Mails auftaucht. Mindestens zwei Varianten sind dabei besonders häufig: Der Wunsch nach einer Reaktion des Vorstands ist eine davon, Nachfragen über die Vorstandsarbeit, ihre Inhalte und Organisation eine andere. Auf die erste kann nur situationsabhängig reagiert werden; die letzte möchten wir bewusst aufgreifen und euch in Form von regelmäßigen Quartalsberichten Einblick in die Vorstandsarbeit geben.

Mit jedem neuen Quartal wird es einen Rückblick auf das vergangene Vierteljahr geben. Daher beginnen wir mit dem Bericht für das vierte Quartal 2009, kurz Q2009/4. Das meiste ist mit Erscheinen des Quartalsberichts bereits bekannt. Wenn es Auswirkungen auf die Geschäftsstelle hat oder dort inhaltlich angesiedelt ist, wurden die Themen bereits von Pavel aufgegriffen, in anderen Fällen gab es schon separate Meldungen von Vorstandsmitgliedern.

Wir wollen versuchen, euch in diesen Berichten über unsere Arbeit zu informieren und dabei auch einige grundsätzliche Fragen zum Vorstand zu klären, sozusagen im guten Sinne ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern.

Hier also die Zusammenfassung von Oktober bis Dezember 2009:

Oktober

Die Arbeiten am Kompass 2020 waren ein Schwerpunkt der Vorstandsarbeit im Oktober. Auf Meta, angekündigt durch separate Blogbeiträge, wurden die strategischen Kernziele der fünf Vorstandsressorts Freiwilligenförderung, Lobbying, Public Relations, Qualität und Usability/Technik veröffentlicht.

Zwei Telefonkonferenzen dienten der Abstimmung offener Fragen und dem Austausch von aktuellen Informationen. Wir nutzen diese Form des Treffens regelmäßig alle zwei Wochen. Nur wenn tatsächlich kein aktueller Beratungsbedarf besteht, fällt eine Telefonkonferenz aus. Pavel nimmt an den Konferenzen regelmäßig in informierender und beratender Funktion teil. Im Oktober war Schwerpunkt der Telefonkonferenzen die anstehende Spendenkampagne. Es ging hauptsächlich um den Ablauf, begleitende Maßnahmen und notwendige Arbeiten, die vorab mit dem Vorstand abgestimmt wurden. Weitere Themen waren die Fortschritte der eingesetzten Planungsteams und die Vorbereitung der Vorstandsklausur im November.

November

Im November fanden zwei Telefonkonferenzen und die Klausur in der Mitte des Monats statt. Großes Thema der Klausur war die Weiterentwicklung des Kompass 2020, hierbei besonders die Festlegung der Maßnahmen für 2010. Sebastian hat dies in seinem Beitrag zur Klausur erläutert, Pavels Beitrag zum Haushaltsplan macht den Überblick über die Inhalte der Klausurtagung rund. In den Telefonkonferenzen berieten wir über die Anfang November stattgefundene Podiumsdiskussion, die technische Umsetzung eines Vereins-Forums und Personalangelegenheiten.

Einstimmig fassten wir den Beschluss, uns an der Open-Access-Petition zu beteiligen und diese ausdrücklich zu unterstützen.

Dezember

Anfang Dezember fand in Frankfurt am Main die Verleihung der Zedler-Medaille statt. Redner der Veranstaltung waren aus dem Vorstand Sebastian und Philipp.

Die letzte Telefonkonferenz des Jahres beschäftigte sich mit wieder mit Personalangelegenheiten und den Fortschritten bei der Untersuchung des Vereins-Forums. Das Jahr endete ruhig und mit der Überschreitung der 1.000.000-Artikel-Marke in der deutschsprachigen Wikipedia.

Das Quartal in Zahlen: eine Klausur, fünf Telefonkonferenzen, insgesamt sieben Beschlüsse und leider durch Jennys Rücktritt ein Verkleinerung des Vorstands auf 9 Mitglieder

Das Quartal ohne Zahlen: viel Textarbeit, erträglich lange Telefonate, konstruktive Diskussionen

Aus dem Nähkästchen: Interne Kommunikation

Die Kommunikation im Vorstand findet auf drei Ebenen statt. Wie weiter oben schon angerissen, sind die zweiwöchentlich stattfindenden Telefonkonferenzen für den Vorstand ein wichtiges Mittel, sich auszutauschen und kurzfristige Beschlüsse zu fassen. Hier besteht die Möglichkeit, aktuelle Themen aufzugreifen, alle auf einen Informationsstand zu bringen und gleichzeitig direkte Entgegnungen und Diskussionen zu erlauben. Das funktioniert in einer so großen Gruppe allerdings nur mit einer gewissen Gesprächsdisziplin und ich bin immer wieder fasziniert, dass dies tatsächlich so gut klappt, konstruktive Diskussionen ermöglicht und zu umsetzbaren Ergebnissen führt.

Zwei- bis dreimal im Jahr finden Klausuren statt. Sie sind wesentlicher Bestandteil der Vorstandsarbeit und, obwohl dies für einzelne Mitglieder immer mit langen Reisewegen verbunden ist, ein aus unserer Sicht unverzichtbarer Teil der Vorstandsarbeit. Das direkte Gespräch miteinander vereinfacht und präzisiert die Kommunikation. Viele Dinge lassen sich deutlich einfacher auf den Punkt bringen, wenn man gemeinsam an einem Tisch sitzt, das gilt umsomehr mehr, wenn unterschiedliche Meinungen vertreten werden. Die Klausuren bieten den erforderlichen zeitlichen und auch organisatorischen Rahmen, um komplexe Fragestellungen zu erörtern und grundlegende Entscheidungen zu treffen. Sie sind über die Dauer eines Wochenendes ausgelegt. Die Anreise erfolgt am Freitagabend, die Abreise am Sonntag im Laufe des Nachmittags. Die Beratungen werden im Regelfall durch vorbereitete Präsentationen oder Drucksachen eingeleitet und ermöglichen so eine zielgerichtete Auseinandersetzung mit dem jeweiligen Thema.

Vermutlich nicht wirklich überraschend werden neben den Telefonkonferenzen und direkten Gesprächen auf Klausuren noch unterschiedliche Online-Plattformen genutzt. Ein geschlossenes Wiki dient der Vorbereitung und Dokumentation gefasster Beschlüsse. Hier finden auch grundsätzliche Überlegungen zu Organisations- oder Personalfragen einen Platz. Eine ebenfalls geschlossene Mailingliste wird gerne genutzt, um aktuelle Informationen zu verteilen oder um sich zwischen den Telefonkonferenzen auszutauschen. Viele der Vorstandsmitglieder sind darüber hinaus im Chat oder über Skype erreichbar und natürlich gibt es auch einfach mal ein kurzes Telefonat miteinander.

Soviel für dieses Mal im ersten Quartalsbericht. Worüber möchtet ihr mehr erfahren, was ist zuviel, was fehlt noch? Bitte teilt uns eure Wünsche mit, damit wir sie in den kommenden Quartalsberichten berücksichtigen können. Euer Informationsbedürfnis ist die Messlatte für die nächsten Berichte.