Posts Tagged ‘Strategische Planung’



Vorstandsklausur im Taunus

Steinbach im Taunus liegt im flachen Taunus. Obwohl ich seit fünf Jahren im Taunus wohne, hatte ich keine Ahnung, dass der Taunus so flach sein könnte. Der Vorstand kam genau zur gleichen Zeit wie der erste Schnee. Wir hatten uns in der Bildungsstätte Steinbach einquartiert. Wir waren fast alleine in diesem riesen Gebäude, zusammen mit alten Fahnen von Gewerkschaften (ich kann mich nur an die Steinarbeiter errinern…) und komischen Pappleuten, die dem Ganzen ein bisschen Leben gaben.

Erster Schnee heißt auch, dass es zu kalt war, um draußen zu bleiben, und es eigentlich ganz gemütlich war, im Tagesraum zu sitzen und zu arbeiten. Was wir auch reichlich gemacht haben.

Operative Kernziele und Maßnahmen

Warm ging es am Samstag früh los, nach einem gemeinsamen Abendessen am Tag vorher. Die Tagesordnung war, wie immer bei der Klausuren, voll. Diese fing mit Pavels Vorstellung der operativen Kernziele und Maßnahmen an. Der Prozess wurde in der Geschäftsstelle begonnen, wo alle Mitarbeiter sich zusammengesetzt hatten, um Ideen und Schwerpunkte für das Jahr 2011 zu entwickeln. Das Ergebnis dieser Zusammenarbeit wurde uns in der Form von einzelnen Projekte vorgestellt und den Zielen, die sie erreichen sollen. Wir haben da die üblichen Verdächtigen wie die Zedler-Medaille, das Support-Team-Treffen oder die Intensivierung des Schulprojekts und Silberwissens, aber auch ein paar spannende, ganz neue Ideen wie die Fortsetzung von WissensWert, das Projekt RENDER und eine Menge Projekte rund um das zehnjährige Jubiläum von Wikipedia. Diese werden am 15. Januar beginnen und das ganze Jahr hindurch laufen. Besonders interessant fand ich die Aussage, dass die Mitarbeiter dieses Jahr in ihrer Projektplanung auch die Aufgabe hatten, sich darüber Gedanken zu machen, wie Freiwillige sich an ihren Projekten beteiligen werden. Es ist hoch spannend zu bemerken, dass ohne Freiwillige irgendwie gar nichts geht, wenn wir wirklich erfolgreich werden wollen.

Haushaltplan

Der zweite Teil war voll Ziffern, als wir den Haushaltplan durchgegangen sind. Ich werde dazu nicht viel sagen, da Pavel in den nächsten Tagen das Ergebnis unserer Diskussionen veröffentlichen wird. Als Bemerkung will ich nur darauf hinweisen, dass es auch hochspannend ist, das Wachstum von unseren Vereinsfinanzen zu beobachten. Das Fundraising hat bis heute schon 50 % mehr als das vom letzten Jahr eingebracht … Was die Zukunft für uns bereit hält, ist noch unklar, aber trotzdem voll Möglichkeiten. Es ist auch ehrlich sehr schwierig, sich im November hinzusetzen und einen Haushaltsplan zu erarbeiten, wenn wir, im Gegenteil zu anderen Organisationen, die genauen Einahmen vom Jahr 2010 nur erahnen können. (Der Fundraiser ist nur halb durch und die Hälfte des Geldes, das wir virtuell „ausgegeben“ haben, ist noch theoretisch.)

Rechtsetzung

Wir haben dann darüber gesprochen, ob und wie Wikimedia Deutschland sich zur Rechtssetzung äußern sollte. Wir sind am Anfang unserer Überlegung, ob und wenn ja, dann wie, Wikimedia Deutschland die Klärung offener Rechtsfragen aktiv unterstützen sollte. Eine schwierige Frage, für die wir noch viel Zeit brauchen werden, um eine umfangreiche, aber auch sehr klare Position zu entwickeln, die im Sinne des Vereins und wichtiger, im Sinne freier Lizenzen sein kann.

Satzungsänderung und außerordentliche MV

Wir haben uns abschließend über die Satzungsänderungen unterhalten und über den Vorschlag der AG Verantwortungsstruktur diskutiert. Zunächst muss ich sagen, dass der Konsenz war, dass die AG einen sehr guten Job gemacht hat, die Fragen, die ihr gestellt wurden, zu beantworten. Dennoch haben wir ein paar Dinge besprochen, die aus unseren Erfahrung heraus vielleicht geklärt sein sollten. Diese werden wir im Forum vorschlagen. Wir brauchen aber viel mehr Feedback von unseren Mitglieder auf die bis jetzt vorgeschlagene Satzungsänderung, da die vorgesehenen Änderungen eine echte andere Struktur des Vereins schaffen werden.

Geschäftsführerbewertung und -vergütung

Am Sonntag haben wir mit den Ergebnissen der Arbeitsgruppe Geschäftsführung angefangen. Deren Auftrag war sich Gedanken darüber zu machen, welche Rahmenbedingungen man entwickeln könnte um die Vergütung des Geschäftsführer für jetzige und künftige Vorstände, sowohl als für den Geschäftsführer, nachvollziehbar zu machen.
Bei diesem Thema ist es extrem interessant festzustellen, dass – obwohl das Spektrum der Vergütung sowohl im öffentlichen Dienst als auch im privaten Sektor eher bekannt sind (Es gibt eine Menge von Dokumenten und Artikeln, die darüber berichten.) – für die Vergütung von Führungskräften im Non-Profit-Sektor keine ordentlichen Vergleichszahlen vorliegen, was eine zusätzliche Herausforderung für die Arbeitsgruppe bedeutet.

METIS

Am Sonntag hat Achim dem Vorstand eine Zusammenstellung von Fakten und Argumenten zum Thema METIS präsentiert. Eine sehr interessante SWOT-Analyse. Nach der Präsentation waren wir alle genauso gespalten wie vorher. In der Diskussion wurde deutlich, dass wir eine Entscheidung dazu nur gemeinsam mit der Community treffen können. Daher haben wir beschlossen, die Diskussion in der Wikipedia aufzugreifen, aktiv zu begleiten und bei Bedarf externe Fachleute und Know-How einzubinden. Das Thema ist viel zu komplex, um schnell eine Position zu entwickeln.

Beziehung Vorstand–Geschäftstelle

Das letzte Thema auf unserer Agenda was die Fortsetzung einer Diskussion, die wir schon auf der letzten Klausur angefangen haben: Wie man die Beziehung zwischen Geschäftsstelle und Vorstand am besten definiert. Die Rolle des Vorstands hat sich in den letzten Jahren stark geändert, während sich auch die Geschäftsstelle stark entwickelt hat. Wie gehen wir damit um? Wie stellen wir sicher, dass sowohl Vorstände und Mitarbeiter der Geschäftsstelle einen gemeinsamen Arbeitsgrund finden, was Frustration (auf beiden Seiten) verhindert, und Synergie fördert? Schon wieder ein langfristiges Thema, und auch spannend, da die Art und Weise kollaborativer Arbeit, die man in einem Wiki findet, nicht immer angemessen für Beziehungen im realen Leben ist.

Das war es. Der Schnee war am Sonntag wieder weg. Ich habe alle anderen auf dem S-Bahn-Gleis verabschiedet und habe mich wieder auf den Weg gemacht in meinen hügeligen Teil des Taunus.

(vielen Dank an Maria, Jürgen et al. für die grammatikalische Korrektur!)

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Die Posaunen von Lage oder die Klausur im Teutoburger Wald

Am 12. und 13. Juni 2010 fand die erste Vorstandsklausur des 7. Vorstandes in Lage-Hörste im Gästehaus der Gewerkschaft ver.di statt. Weit ab vom Schuss, in idyllischer Waldrandlage und somit ideal für eine echte Klausur. Offizielle Bezeichnung dieses Seminar-Zentrums: Institut für Bildung, Medien und Kunst. Gleich über dem Eingangsbereich prangte der Leitspruch „Arm trotz Arbeit? Kein Lohn unter € 7,50!“ – hier sind wir richtig, dachte ich mir spontan.

Neben uns, als Vorstand von WMDE, befand sich auch noch eine größere Gesellschaft von Musikern – Posaunisten, Trompeter usw. im Hause. Die Damen und Herren von der „Musikabteilung“ sorgten denn auch für reichlich Abwechslung. So wurden einige von uns z.B. am Samstagmorgen ab 7.45 Uhr sanft aus dem Schlaf getrötet.

Thema des Samstags war die Weiterentwicklung des Kompass 2020, ausgerichtet auf die strategischen Ziele der sieben Infrastrukturressorts. Der Tag war geprägt durch die Moderation von Anna Royon-Weigelt, die den Vorstand bereits bei der ersten Klausur 2009 unterstützte. Sie sorgte zunächst dafür, dass sich der neue (und alte) Vorstand zu einem regelgerechten Teambuilding zusammenfand – und sich im Teamworking die abzuarbeitenden Themen vornahm. Exemplarisch wurde am Beispiel des Infrastrukturressorts „Vereinskommunikation“ die Entwicklung strategischer Ziele durchgespielt. Zunächst wurde analysiert, auf welche – überraschendeweise alle – Kernressorts dieses Infrastrukturressort Einfluss nimmt. Anschließend wurden in drei Arbeitsgruppen die Gesichtspunkte Ist-Zustand, Risiko-Analyse und Wunsch-Zustand durchgearbeitet – und ja, hier sind wir zu dem Ergebnis gekommen, dass in den vergangenen Monaten bereits eine Reihe neuer Vereinskommunikations-Inhalte in Angriff genommen wurden (z.B. bei den regelmäßigen Berichten der Geschäftsstelle und des Vorstands), aber dennoch eine Menge zu tun bleibt – insbesondere was die interaktiven Kommunikationskanäle und die Selbstdarstellung des Vereins “nach innen” betrifft.

Eines der zu erreichenden Ziele für das Ressort Vereinskommunikation lautet für uns demnach auch: Der Verein kommuniziert professionell, effektiv und effizient.

Ein anspruchsvolles Ziel, das die Durchleuchtung und Verbesserung aller Kommunikationskanäle zur Folge hat – und sicherlich einen gewissen Zeitrahmen beanspruchen wird. Ebenso anspruchsvoll wird eine Lösungsfindung für das Ressort Qualität sein, welches leider durch die Vorstandsmitglieder nicht besetzt werden konnte. Wir werden in Kürze weitere Informationen darüber bereitstellen, wie wir das Problem lösen wollen.

Noch zu ergänzen wäre eine Beschreibung dessen, wie man Teambuilding testen und fördern kann: Das „Pipeline-Spiel“ war eine wichtige Erfahrung für uns alle. Uns wurde die Aufgabe gestellt, eine Kugel über durch unsere Hände „in Reihe geschalteter“ Halbröhren so geschickt zu balancieren, dass sie am Ende im Zieltopf landete, ohne vorher den Boden berührt zu haben – die zu überbrückende Distanz betrug etwa 60 m. Fehlversuche wurden mit Belohnungsabzug geahndet: Jedes Fallenlassen kostete Gummibärchen. Selbstredend, dass es einiger Versuche bedurfte, bis wir durch Optimierung der gemeinschaftlichen Vorgehensweise das Ziel erreichten! Anna war schon mehr als nur eine bloße Moderatorin …

Am Sonntag lag der Schwerpunkt auf Themen, die eng mit der Geschäftsstelle verknüpft sind. Zunächst wurde die Beurteilung des Geschäftsführers durch den Vorstand diskutiert, für die durch die vorstandsinterne AG Geschäftsführung Kriterien und Verfahren entwickelt wurden. In der Folge sind wir auch übereingekommen, dass sich auch der Vorstand künftig gegenseitig bewerten wird, um so einen zusätzlichen Ansporn für den ehrenamtlichen Einsatz zu schaffen.

Anschließend folgte der Soll-Ist-Vergleich unseres Geschäftsführers, Pavel Richter, zum Kompass 2020. Eine – wirklich – harte Nuss! Nach dem Bericht mussten wir mit einiger Ernüchterung feststellen, dass zwischen dem Wunsch nach dem Optimum und der Realität immer noch eine Lücke klafft, die sich nicht so einfach schließen lassen wird.

Es gibt leider eine Reihe von geplanten Maßnahmen, die mit den vorhandenen personellen Ressourcen nicht umgesetzt werden können. Die konkrete Konzeption, Umsetzung und Begleitung spezieller Projekte aus unterschiedlichen Bereichen erfordert mehr Zeit und Kapazitäten, als vorhanden sind. Ob und wie wir diese Lücken künftig schließen können, ist natürlich in erster Linie eine Frage der finanziellen Möglichkeiten der Zukunft.

Um 14.30 Uhr hatten wir dann, etwas früher als geplant – aber sichtlich zufrieden mit dem Ablauf der ersten Klausur – alle Punkte der Agenda abgehandelt und machten uns schließlich an die Abreise.

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Posaunen von Lage oder die Klausur im Teutoburger Wald

Am letzten Wochenende war es mal wieder soweit und der neue Vorstand traf sich zu seiner ersten Klausur in dieser Wahlperiode in Lage im Kreis Lippe. Auf dem Programm standen das gegenseitige Kennenlernen der Mitglieder, neudeutsch Teambuilding genannt,  und  die Weiterentwicklung der strategischen Planung für die sogenannten Infrastrukturressorts.

Einen ausführlichen Bericht wird es in paar Tagen geben, worin auch geklärt wird, was es mit den Posaunen auf sich hat.

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